IT-LEXIKON

Microsoft Bookings

Terminabstimmung einfach online

Termine abzustimmen, verschlingt viel Zeit. Egal ob Online-Treffen oder Offline-Meeting: Häufig müssen Sie mehrere Terminvorschläge austauschen, bis ein passendes Zeitfenster gefunden ist. Und wenn Sie Termine für Kundenberatungen oder Dienstleistungen anbieten, muss ein Mitarbeiter die Terminanfragen annehmen, erfassen und koordinieren.

Machen Sie sich sowie Ihren Kunden und Mandanten das Leben leichter und digitalisieren Sie Ihre Terminabstimmung. Ihr Gesprächspartner sieht in der Online-Terminbuchung, wann Sie in Ihrem Kalender Zeiten für Buchungen freigegeben haben und kann selbst einen passenden Termin eintragen. Gleichzeitig schaffen Sie zusätzliche Kontaktmöglichkeiten für die Neuakquise von Kunden.

Wir übernehmen die Konfiguration des Tools für Sie.

In diesen Microsoft-365-Plänen ist die Online-Terminbuchung enthalten

Business-Pläne

Business Standard

Business Premium

Enterprise-Pläne

Office 365 E3

Office 365 E5

Microsoft 365 E3

Microsoft 365 E5

So sieht die Online-Terminbuchung mit Microsoft Bookings aus

So funktioniert die Terminvereinbarung mit Microsoft Bookings

Microsoft Cloud

Sie nutzen Microsoft Bookings. Das Tool ist Teil von Microsoft 365 und steht über die Microsoft-Cloud orts- und geräteunabhängig zur Verfügung. Voraussetzung für die Nutzung ist eine Microsoft 365 Unternehmenslizenz.

Zeitfenster definieren

Sie legen mit wenigen Mausklicks fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Termine über das Tool eingetragen werden dürfen. Dabei können Sie auch Pufferzeiten vor und nach einem Termin berücksichtigen.

Termin-Link versenden

Sie versenden einen Terminbuchungs-Link . Der Empfänger sieht, wann Sie Zeit haben. Er wählt einen Termin aus, der direkt in Ihren Kalender eingetragen wird. Sie erhalten eine Benachrichtigung, der Kunde eine E-Mail-Bestätigung und ggf. einen Einwahl-Link für Microsoft Teams.

Zuständigkeiten festlegen

Sie nutzen Microsoft Bookings nicht nur für Ihre individuellen Besprechungen. Sie definieren Themen und ordnen diese Mitarbeitern zu. Beratungstermine für Privatpersonen werden z.B. bei Kollege A eingetragen, Termine für Firmenkunden bei Kollegin B.

Diese Vorteile bietet Ihnen Microsoft Bookings

Entlastung

Sie und Ihr Team müssen sich nicht mehr um die Abstimmung von Terminen kümmern.

Kostenersparnis

Sie erreichen effiziente, digitale Prozesse bei der Terminvereinbarung und verbessern so die Produktivität.

Überblick

Sie sehen, zu welchen Themen welche Termine gebucht wurden und haben im Outlook-Kalender jederzeit die volle Übersicht.

Professionalität

Sie bieten Kunden, Mandanten und Geschäftspartnern eine effektive, bequeme Möglichkeit der Terminvereinbarung und verbessern die Zusammenarbeit.

Integration

Microsoft Bookings ist als Teil von Microsoft 365 nahtlos in Microsoft Teams und den Outlook-Kalender eingebunden. Sie vermeiden unnötigen Aufwand für die Lizenzierung und den Betrieb einer separaten Lösung.

Zukunftssicherheit

Sie nutzen eine verlässliche, moderne Lösung und bringen die Digitalisierung Ihres Unternehmens voran.

Service

Computer Bauer übernimmt die Konfiguration von Microsoft Bookings für Sie und unterstützt Sie kompetent bei der effizienten Anwendung.

Bookings in der Praxis

Zum Beispiel:

Bewerbung um einen Ausbildungsplatz bei Computer Bauer

Jedes Jahr besetzt Computer Bauer mehrere Ausbildungsplätze. In die Stellenbesetzung sind mehrere Personen eingebunden – mindestens Abteilungsleitung und Ausbilder. Die Koordinierung und Terminfindung der Vorstellungsgespräche war aufwändig: Für jeden Bewerber mussten Terminvorschläge gesucht werden. Es wurden bei allen beteiligten Mitarbeitern Blocker für die angebotenen Termine gesetzt – die teilweise wieder gelöscht werden mussten, wenn sich der Bewerber für einen anderen Termin entschieden hatte.

Mit Hilfe von Microsoft 365 konnten wir einen effizienten Prozess für die Terminfindung schaffen: Der Bewerber erhält nach Eingang seiner Unterlagen eine E-Mail mit Link zu einer Internetseite. Dort ist übersichtlich zusammengefasst, wie der Bewerbungsprozess ablaufen wird. Gleichzeitig bietet ihm Microsoft Bookings eine Terminauswahl für das Bewerbungsgespräch an. Das Tool berücksichtigt die Kalender aller Personen, die bei Computer Bauer teilnehmen müssen. Angeboten werden nur Termine, die bei allen frei sind und innerhalb eines definierten Zeitfensters liegen. Nach der Auswahl des Termins erhält der Bewerber eine Terminbestätigung und einen Einwahllink für das Teams-Meeting.

Dieser Ablauf spart dem Unternehmen pro Bewerbungsgespräch 15 bis 30 Minuten Zeit und macht den Vorgang für den Bewerber gleichzeitig transparenter, schneller und komfortabler.

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